Wanneer exemplaren met barcode uitgeleend mogen worden, en de parameter Automatisch toestaan uitlening vorige aflevering, bij ontvangst nieuwe aflevering in AFO 367 – Diversen is aangevinkt, dan moet er nog een veld op dit scherm staan. Dit is gedefinieerd via AFO 469 – Algemene object instellingen, waar het veld Volgende objectcategorie geactiveerd moet worden en AFO 469 – In te voeren/Te corrigeren gegevens waar het veld Volgende objectcategorie gedefinieerd moet worden op de invoerschermen.
Bovendien moet in AFO 321 – Algemene gegevens abonnement, het veld Laatst ontvangen aflevering in uitleen aangevinkt zijn.
Als een nieuwe aflevering wordt ontvangen in AFO 311, controleert het systeem de vorige aflevering met barcode voor dit abonnement. Wanneer het exemplaar met barcode van deze aflevering een waarde heeft in het veld Volgende objectcategorie, wordt de huidige objectcategorie gewijzigd in de categorie uit het veld Volgende objectcategorie en de inhoud van het veld Volgende objectcategorie wordt verwijderd.
Wanneer het veld Laatst ontvangen aflevering in uitleen niet is aangevinkt, wordt de Objectcategorie gewijzigd in 1 (niet uitleenbaar) en wordt de Volgende objectcategorie gewijzigd in de objectcategorie van het huidige plaatskenmerk. Zowel het veld Objectcategorie als het veld Volgende objectcategorie kunnen worden gewijzigd. Wanneer het exemplaar wordt opgeslagen en het veld Objectcategorie bevat een uitleenbare categorie, dan wordt de inhoud van het veld Volgende objectcategorie niet opgeslagen.
Het veld inventarisnummer op deze schermen is beschermd (u kunt hier niet rechtstreeks gegevens invoeren). U moet de button gebruiken voor het genereren van een inventarisnummer. Er wordt een invulscherm getoond:
Inventarisnummer – dropdown lijst met inventarisnummer codes als gedefinieerd in AFO 469 – Inventarisnummers. U kunt een ingang uit de lijst kiezen, een vrije tekst invoeren of het veld leeg laten. Wanneer u een code uit de lijst selecteert, zal het systeem het eerstvolgende nummer voor de range genereren. Wanneer de invoer geen code is of een duplicaat (reeds bestaand in de index) dan toont het systeem een waarschuwing.
Optioneel kunt u een noot toevoegen bij het invoeren van een inventarisnummer. Bij het invoeren van een nieuw nummer voegt u '.-' (punt minteken) toe gevolgd door de noot. Hierdoor wordt het eerstvolgende inventarisnummer gegenereerd en de noot toegevoegd aan het eind van het gegenereerde nummer.
Wanneer u hier klikt, keert het systeem terug naar het invoerscherm voor exemplaargegevens.
Het veld Uitleenstatus op dit scherm is beveiligd (het bevat de default status als gedefinieerd in AFO 469 – Diversen). U dient de button te gebruiken om deze status te verwijderen.
Let op
De buttons en zijn alleen aanwezig indien de betreffende velden gedefinieerd zijn in AFO 469 – In te voeren gegevens en Te corrigeren gegevens.
Als bij het te ontvangen abonnement de optie Bindwaarschuwing is aangevinkt (d.w.z. er is een actieve bindwaarschuwing) dan zal er een melding verschijnen wanneer het tijd is om afleveringen naar de binder te sturen (d.w.z. als de bindeenheid 'compleet' is). Er verschijnt een waarschuwing op het scherm:
en, indien bindwaarschuwingen/bindbonnen zijn gedefinieerd, wordt er ook een bindwaarschuwing geprint.
Zie de help van
AFO 321 voor meer informatie over bindwaarschuwingen.
Selecteer een aflevering en dan de optie kunt u de status wijzigen, barcodes toekennen, handmatig of telefonisch reclameren en de statusgeschiedenis bekijken.
Het systeem toont het Wijzigen aflevering scherm:
Bovenaan wordt verkorte bibliografische informatie getoond. Deze informatie is afgeschermd en bevat de velden gedefinieerd in het !Serial element/groep profiel record, evenals de titel van de aflevering (indien aanwezig). Het systeem toont de eerste 100 karakters van de titel van de aflevering. Ook wordt het Nummer van de aflevering getoond die u geselecteerd heeft op het Ontvangen scherm.
Abonnement – Het abonnementsnummer.
Plaatskenmerk – Het plaatskenmerk van dit abonnement.
Status – De status van deze aflevering. Dit is een van de statussen als gedefinieerd in 367.7 – Aflevering status codes. Voorbeelden van codes zijn: Ontvangen, Geretourneerd, Naar binder, Gebonden, Ontbrekend, Verwacht, Nog niet gepubliceerd, enz.
Datum – de datum behorend bij de status.
Barcode – In dit veld staat Ja of Nee om aan te geven of er een barcode gekoppeld is aan de aflevering. Kan niet gewijzigd worden.
EH – bezit in elektronische vorm. In dit veld staat Ja of Nee om aan te geven of er URL informatie is ingevoerd voor deze aflevering. Kan niet gewijzigd worden.
Noot publiek – In dit veld staat Ja of Nee om aan te geven of er een noot voor het publiek is ingevoerd voor deze aflevering. Kan niet gewijzigd worden.
Noot personeel – In dit veld staat Ja of Nee om aan te geven of er een noot voor het personeel is ingevoerd voor deze aflevering. Kan niet gewijzigd worden.
Leverancier – De leverancier waarbij gereclameerd kan worden voor ontbrekende afleveringen.
Circulatie – In dit veld staat Ja of Nee om aan te geven of de aflevering is betrokken bij circulatie.
Citatie – In dit veld staat Ja of Nee om aan te geven of er citaties aan de aflevering zijn gekoppeld.
[*] - Selecteer een abonnement en dan deze optie om de status te wijzigen, barcodes toe te kennen, noten toe te voegen / te wijzigen. Zie verder paragraaf 311.3.2.1.
[H] – Gebruik deze optie voor een overzicht van de statuswijzigingen van deze aflevering. Zie verder paragraaf 311.3.2.2
[M] – Gebruik deze optie om nummeringsinformatie en/of titelinformatie te wijzigen van deze aflevering. Zie verder paragraaf 311.3.2.3.
[R*] – Selecteer een abonnement en dan deze optie om handmatig te reclameren. Zie verder paragraaf 311.3.2.4.
[T*] – Selecteer een abonnement en dan deze optie om telefonisch te reclameren. Zie verder paragraaf 311.3.2.5.
[PL*] – Selecteer een abonnement en dan deze optie om een etiket te printen. Zie verder paragraaf 311.3.2.6.